Jak začít používat aplikaci Deko

Z Dokumentace
Verze z 6. 5. 2014, 10:20; Bravenec (diskuse | příspěvky)

(rozdíl) ← Starší verze | zobrazit aktuální verzi (rozdíl) | Novější verze → (rozdíl)
Přejít na: navigace, hledání

Obsah

Instalace

Stáhněte si instalační balík. Jste-li na pochybách, který balík zvolit, zvolte kompletní instalační balík:

http://www.hobrasoft.cz/cs/deko/stahnout

Instalace spustí na pozadí databázový server a vytvoří na ploše ikonu pro start aplikace Deko.

Podrobnější popis najdete v uživatelské příručce v části Instalace.

První spuštění - průvodce počátečním nastavením

Aplikaci spustíte pomocí ikony s logem firmy Hobrasoft. Při prvním spuštění se nastartuje průvodce počátečním nastavením. Pomocí tohoto průvodce můžete vytvořit svou první databázi.

Průvodce prvním spuštěním je velmi jednoduchý - klikáním na tlačítko "Další" vytvoříte vše, co ve svém počítači pro započetní práce s aplikací Deko.

Podrobnější popis najdete v uživatelské příručce v části Úvodní nastavení.

Obsah databáze po instalaci

Instalační průvodce pro vás vytvořil novou prázdnou databázi. Součástí této databáze jsou pouze základní užitečné informace:

  • Hobrasoft s.r.o. - kontakty na podporu aplikace (telefony, maily)
  • Moje firma - údaje o vaší firmě s prvním vytvořeným kontaktem
  • Moje projekty - adresář (projekt) s prvním úkolem. Tento projekt je místem, ve kterém můžete vytvářet další podprojekty, kontakty, poznámky, firmy a podobně.

Práce s programem

Při prvním spuštění se otevřou v hlavním okně dvě základní záložky:

  • Nástěnka
  • Strom projektů

Nástěnka

Dashboard.svg

V nástěnce najdete pohromadě všechny aktuální důležité informace. Nástěnka zobrazuje všechny události a úkoly aktuální dnes, zítra a následujících sedm dní, stejně tak i úkoly bez zadaného data. Součástí nástěnky mohou být i vaše vlastní poznámky - při vytváření poznámky zaškrtněte volbu "Zobrazit tuto poznámku na nástěnce".

Ke každé položce na nástěnce se zobrazují pouze základní informace (barva, ikona a název). Kliknutím na položku se otevře formulář s položkou, kde si můžete přečíst podrobnosti, případně položku upravit.

Při změnách v databázi se nástěnka neobnovuje. Uděláte-li v jiné záložce či v jiném okně změny, obnovte nástěnku klávesou F5, případně zvolte "Obnovit" v kontextovém menu.

Strom projektů

Projecttree.svg

Informace v aplikaci Deko se ukládají ve stromové struktuře, připomínající složky v počítači. Roli složky v aplikaci Deko plní dokument nazvaný "Projekt". Každý projekt může obsahovat další projekty, poznámky, firmy, osoby, úkoly, pracovní výkazy a další typy dokumentů. Omezeně mohou jako složky sloužit i dokumety typu "Firma" (může obsahovat osoby), "Osoba" (může obsahovat úkoly), "Úkol" (může obsahovat pracovní výkazy).

Mezi složkami v počítači a mezi stromem projektů je jeden zásadní rozdíl: Každý dokument může být součástí libovolného počtu projektů. Například poznámku o telefonním hovoru můžete připojit ke konkrétní osobě, stejně tak můžete tutéž poznámku připojit ke konkrétnímu obchodnímu případu (projektu). Při mazání dokumentů proto nezapomeňte, že položka může být na několika místech. V aplikaci Deko existují dva způsoby mazání dokumentů: skutečné mazání, nebo pouze zrušení vazby mezi projektem a dokumentem.

Strom se nenačítá do programu celý. V databázi mohou být uloženy desetitisíce různých dokumentů, ale do aplikace se z databáze natahují až na vyžádání - v momentě, kdy rozbalíte některý z projektů ve stromu. Aby se urychlila práce s programem, doplňují se informace do stromu postupně.

Seznamy

Všechny typy dokumentů mají své vlastní seznamy. Nemůžete-li najít nějakou informaci ve stromu, můžete si otevřít příslušný seznam dokumentů. Potřebujete-li například najít konkrétní osobu, můžete si otevřít seznam všech osob v databázi. Každý seznam má trochu jiný formát.

Typy dokumentů

Pro uložení informací o svých zákaznících můžete použít celou řadu typů dokumentů.

  • Projekt - základní kontejner na ostatní typy dokumentů. Projekty vytvářejí stromovou strukturu vašich dat, veškerá další data jsou součástí nějakého projektu.
  • Osoba - informace o osobě (jméno, kontakty, adresa, fotografie, přílohy).
  • Událost - událost spojená s kalendářem. Aplikace Deko vám může důležité události připomenout.
  • Firma - informace o firmě (jméno, kontakty, adresa)
  • Úkol - termín splnění, status, přidělení, poznámky atd.
  • Soubor - do databáze lze ukládat i soubory spolu s jejich popisem
  • Poznámka - slouží především pro zaznamenávání konverzace (mail, telefon a podobně)
  • Pracovní výkaz - u každého projektu nebo úkolu dovoluje sledovat a vykazovat odpracovaný čas

Získání zákazníka

Zdroje pro získání zákazníka mohou být různé - Deko pro usnadnění práce nabízí jednoduchý import dat o zákaznících ze serveru Firmy.cz. Údaje o zákaznících ale můžete získávat jakkoliv a zadávat zákazníky ručně nebo automaticky třeba při příchozím telefonním hovoru nebo mailu.

Pracovní postup - workflow

Strom s workflow

I když Deko the CRM nenabízí žádný pevně daný způsob řízení workflow, je možné způsob práce při oslovení zákazníka jednoduše řídit přechodem mezi různými projekty. Pro jednotlivé kroky své práce si vytvořte několik různých projektů, například:

  • Získání zákazníka - workflow
    • A1. Rybník, zatím neoslovení
    • A2. Rybník, oslovit znovu za rok
    • B. Naplánovaný první kontakt telefonem
    • C. Uskutečněný první kontakt telefonem
    • D. Naplánované odeslání nabídky mailem
    • E. Odeslaná nabídka mailem
    • F. Naplánovaný druhý kontakt telefonem
    • G. Uskutečněný druhý kontakt telefonem
    • H. Domluvená schůzka
    • Z. Odmítnuté nabídky

Do projektu A. Rybník, zatím neoslovení (hezké české slovo je zde použíto jako ekvivalent anglického výrazu pool) můžete importovat například data z Firmy.cz. Je to skladiště různých zatím neoslovených zákazníků. Do projektu B. Naplánovaný první kontakt telefonem přesuňte ze svého rybníčku kontakty, které hodláte oslovit v nejbližší době. Po uskutečnění telefonního hovoru přesuňte kontakt dále do D. Uskutečněný první kontakt telefonem nebo Z. Odmítnuté nabídky. Telefonní hovor můžete uskutečnit přímo z formuláře osoby či firmy nebo z náhledu kliknutím na telefonní číslo.

Do dalšího projektu D. Naplánované odeslání nabídky mailem přesuňte kontakty, kterým jste přislíbili nabídku mailem. Zde si můžete ukládat i maily určené k odeslání - tyto maily pak můžete odeslat jako hromadnou poštu.

Celý postup práce je řízený jednoduchým přesunem kontaktů z jednoho projektu do druhého. Jakmile získáte zákazníka, přechází jeho kontakt do další evidence, kterou je třeba řídit jinak.

Evidence zakázek

Jakmile získáte zakázku, vytvořte si pro ni samostatný projekt. Do tohoto projektu si překopírujte všechny kontakty - osoby a firmy, které se na projektu podílejí. Zajistíte tak, že například při příchozím telefonním hovoru bude vybraný ten správný projekt. Spolu s kontakty si můžete v projektu evidovat i různé smlouvy, soubory, poznámky, úkoly a podobně. V naší firmě máme v projekty typicky evidované především pracovní výkazy, které vznikají průběžné při příchozím telefonním hovoru (telefonická objednávka) nebo při příchozím mailu (objednávka práce mailem). Máme tak přesnou evidenci času stráveného nad různými zakázkami a můžeme pak svou práci zákazníkovi vyfakturovat. Pro fakturaci je v projektu uložená i příslušná sestava a po vyfakturování přesuneme všechny pracovní výkazy a ostatní poznámky do archivního podprojektu. Část stromu pak vypadá například takto:

  • Zakázka Deko
    • 2014-03
    • 2014-04
    • Josef Zákazník (kontakt na zákazníka)
    • Práce přizpůsobení tiskové sestavy Pracovní výkazy
    • Práce na šabloně pro tiskové sestavy

Některé projekty fakturujeme měsíčně (podle odvedené práce), jiné ročně, další projekty mohou být jednorázové.

Projektem nemusí být pouze zakázka - staráme se o větší počet různých serverů, v Deku máme vytvořený samostaný projekt ke každému serveru a při různých událostech (výměna disku, údržba a podobně) zapíšeme k tomuto serveru poznámku. Součástí takového projektu pro správu serveru jsou pak i různé náplánované události (archivace, pravidelná údržba a podobně).